Tiệc khai trương là dịp doanh nghiệp tạo ấn tượng đầu tiên với khách mời, đối tác và đội ngũ nội bộ. Phần tiệc không nhất thiết phải quá lớn, nhưng cần đẹp, gọn, đúng giờ và phù hợp không gian thương hiệu.
Khi đặt tiệc khai trương trọn gói, ban tổ chức nên chuẩn bị trước một số thông tin để đơn vị catering tư vấn đúng menu, đúng cách setup và không làm ảnh hưởng phần nghi thức.
Xác định tính chất buổi khai trương
Khai trương showroom, văn phòng, cửa hàng, nhà máy hay chi nhánh sẽ có nhu cầu khác nhau. Showroom thường cần khu tiệc đẹp để khách chụp ảnh và giao lưu. Văn phòng cần gọn, sạch, ít ảnh hưởng không gian làm việc. Nhà máy hoặc địa điểm lớn cần chú ý lối vận chuyển, khu đặt bàn và thời gian setup.
Nếu sự kiện có cắt băng, múa lân, phát biểu, livestream hoặc đón khách VIP, timeline cần được gửi sớm cho đội catering để tránh phục vụ lệch nhịp.
Chọn hình thức tiệc phù hợp
Finger food và tea break rất hợp với khai trương vì khách thường đứng giao lưu, tham quan không gian và trò chuyện theo nhóm nhỏ. Món nhỏ, dễ dùng, trình bày đẹp giúp khu vực đón khách chỉn chu mà không cần bố trí bàn ăn cố định.
Nếu sự kiện kéo dài qua giờ trưa hoặc tối, có thể chọn buffet nhẹ hoặc kết hợp finger food với một số món no. Với khách VIP hoặc buổi chiêu đãi nhỏ sau lễ khai trương, set menu riêng cũng là lựa chọn phù hợp.
Chốt số khách theo từng giai đoạn
Khai trương thường có khách đến rải rác, không phải ai cũng dùng tiệc cùng lúc. Ban tổ chức nên ước lượng số khách trong khung đón khách, khung nghi thức và khung giao lưu sau lễ. Nếu có khách mời nội bộ, đối tác, báo chí hoặc khách hàng, nên tính thêm phần dự phòng hợp lý.
Thông tin này giúp đơn vị catering chuẩn bị lượng món vừa đủ, tránh thiếu món ở đầu chương trình hoặc dư quá nhiều sau khi khách rời đi.
Chuẩn bị mặt bằng setup
Khu bàn tiệc nên nằm gần khu đón khách nhưng không chắn backdrop, lối vào hoặc khu chụp ảnh. Nếu có nhiều khách, đồ uống nên đặt tách khỏi món ăn để khách không dồn tại một điểm. Với không gian nhỏ, nên dùng bàn dài gọn, khay tầng hoặc khay pass-around để tiết kiệm diện tích.
Địa điểm cần chuẩn bị nguồn điện nếu dùng bình giữ nhiệt, khu tập kết đồ, thang hàng hoặc lối vận chuyển. Nếu tòa nhà có quy định bảo vệ, giờ ra vào hoặc đăng ký vật dụng, nên báo trước cho đội catering.
Đồ uống và chi tiết nhỏ
Ngoài món ăn, tiệc khai trương thường cần nước suối, trà, cà phê, nước ép hoặc mocktail nhẹ. Bảng tên món, khăn giấy, thùng rác nhỏ, kẹp gắp và ly dự phòng là các chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng nhiều đến trải nghiệm khách.
CTH Catering có thể tư vấn menu khai trương theo ngân sách, phong cách thương hiệu và mặt bằng thực tế. Đội ngũ hỗ trợ setup, phục vụ, bổ sung món và thu dọn để ban tổ chức tập trung vào khách mời và nghi thức chính.