Hội nghị và hội thảo thường có lịch trình chặt, nhiều khách ra vào theo phiên và thời gian nghỉ giải lao ngắn. Vì vậy, phần catering cần được chuẩn bị kỹ từ trước: không chỉ chọn món, mà còn phải chốt timeline, mặt bằng, dụng cụ, nhân sự và cách phối hợp trong ngày chạy chương trình.
Checklist dưới đây giúp ban tổ chức gửi yêu cầu rõ hơn khi cần thuê catering cho hội nghị, từ tea break, buffet nhẹ đến lunch box hoặc suất ăn trưa.
1. Số khách dự kiến theo từng phần
Đừng chỉ gửi một con số tổng. Hãy tách số khách theo từng khung phục vụ: đón khách, tea break sáng, ăn trưa, tea break chiều, tiệc tối hoặc phần networking sau chương trình. Với hội nghị nhiều phiên, số khách mỗi khung có thể khác nhau khá nhiều.
Nếu có diễn giả, khách VIP, khách nước ngoài, khách ăn chay hoặc khách cần suất riêng, nên báo trước để đơn vị catering chuẩn bị phương án phù hợp. Những thông tin nhỏ này giúp tránh tình huống thiếu suất đặc biệt vào đúng giờ cao điểm.
2. Timeline chương trình
Đơn vị catering cần biết giờ được vào địa điểm, giờ bắt đầu setup, giờ khách đến, giờ nghỉ giải lao, giờ ăn chính và giờ kết thúc. Với tea break, thời gian phục vụ thường ngắn nên món và đồ uống phải sẵn sàng trước khi khách ra khỏi phòng họp.
Nếu chương trình có phát biểu, ký kết, trao giải hoặc livestream, nên gửi timeline chi tiết. Đội phục vụ sẽ biết lúc nào cần giữ yên tĩnh, lúc nào có thể bổ sung món và lúc nào cần dọn nhanh để trả lại không gian.
3. Mặt bằng phục vụ
Ban tổ chức nên xác định trước khu đặt bàn tea break hoặc line buffet, lối vận chuyển, thang máy, khu tập kết đồ, nguồn điện, nguồn nước và khu thu gom rác. Nếu địa điểm có quy định riêng về bảo vệ, giờ ra vào, giấy phép, thang hàng hoặc bãi đỗ xe, hãy gửi sớm cho đơn vị catering.
Một mặt bằng tốt cần có lối lấy món rõ, không chắn cửa ra vào và không làm ùn khách khi nghỉ giải lao. Với hội nghị đông khách, nên cân nhắc chia nhiều điểm lấy đồ uống hoặc đặt line món hai chiều.
4. Hình thức menu
Tea break phù hợp với giờ nghỉ ngắn, gồm bánh, trái cây, trà, cà phê, nước ép hoặc nước suối. Buffet nhẹ phù hợp khi khách có thời gian ăn linh hoạt hơn. Lunch box và bento phù hợp khi cần phát suất nhanh, dễ kiểm soát số lượng và hạn chế việc dọn rửa tại địa điểm.
Nếu hội nghị kéo dài cả ngày, có thể kết hợp nhiều hình thức: tea break sáng, lunch box trưa và tea break chiều. Cách này giúp khách có năng lượng ổn định mà ban tổ chức vẫn dễ kiểm soát ngân sách.
5. Dụng cụ, nhân sự và vệ sinh
Báo giá nên ghi rõ ly tách, đĩa, nĩa, thìa, khăn giấy, bàn setup, thùng rác, bảng tên món, kẹp gắp, bình giữ nhiệt và nhân sự trực quầy. Với hội nghị lớn, nên có một đầu mối của ban tổ chức kết nối trực tiếp với trưởng nhóm catering.
Phần vệ sinh sau tiệc cũng cần chốt trước. Địa điểm tổ chức thường đánh giá cao những đội catering dọn gọn, thu rác đúng khu vực và trả lại mặt bằng sạch sau khi kết thúc.
6. Câu hỏi nên gửi khi xin báo giá
Trước khi chốt, anh chị có thể hỏi rõ: menu có thay đổi được không, giá đã gồm vận chuyển chưa, số lượng tối thiểu là bao nhiêu, có tính phí ngoài giờ không, có nhân sự trực suốt chương trình không và thời điểm cuối cùng để điều chỉnh số khách là khi nào.
CTH Catering có thể hỗ trợ rà checklist, gợi ý menu theo timeline và tư vấn cách setup mặt bằng trước khi chốt báo giá cuối cùng.