Hội nghị thường có lịch trình chặt, nhiều khách ra vào theo phiên và thời gian giải lao ngắn. Chuẩn bị thông tin rõ từ đầu giúp đơn vị catering báo menu sát nhu cầu và tránh phát sinh trong ngày tổ chức.
1. Số khách và nhóm khách
Hãy ước lượng số khách theo từng khung: đón khách, tea break, ăn trưa, ăn tối. Nếu có diễn giả, khách VIP, khách nước ngoài, khách ăn chay hoặc khách cần suất riêng, nên báo trước để chuẩn bị đúng.
2. Lịch chương trình
Catering cần biết giờ khách đến, giờ giải lao, giờ ăn chính và thời điểm kết thúc. Với hội nghị nhiều phiên, nên có timeline chi tiết để đội phục vụ setup trước khi khách ra khỏi phòng họp.
3. Mặt bằng phục vụ
Ban tổ chức nên xác định khu đặt quầy, nguồn điện, thang máy, lối vận chuyển và khu rửa hoặc tập kết đồ. Nếu địa điểm có quy định riêng về vận chuyển, bảo vệ, giấy phép hoặc giờ ra vào, hãy gửi cho đơn vị catering sớm.
4. Hình thức menu
Tea break phù hợp với giờ giải lao ngắn. Buffet nhẹ phù hợp với hội nghị có thời gian ăn linh hoạt. Lunch box phù hợp khi cần phát suất nhanh, ít mặt bằng và dễ kiểm soát số lượng.
5. Dụng cụ và nhân sự
Ngoài món ăn, cần chốt ly tách, đĩa, nĩa, khăn giấy, bàn setup, thùng rác, bảng tên món và nhân sự trực quầy. Với sự kiện lớn, nên có người của ban tổ chức phụ trách kết nối trực tiếp với đội catering trong ngày chạy chương trình.
Checklist càng rõ, phần phục vụ càng ít rủi ro. CTH có thể hỗ trợ rà timeline và mặt bằng trước khi chốt menu cuối cùng.