Báo giá catering thường khác nhau giữa các sự kiện, ngay cả khi số khách gần giống nhau. Lý do là chi phí không chỉ nằm ở món ăn, mà còn ở loại hình tiệc, dụng cụ, nhân sự phục vụ, vận chuyển, thời gian setup, điều kiện địa điểm và yêu cầu trình bày.
Hiểu các yếu tố tạo nên báo giá sẽ giúp ban tổ chức hỏi đúng thông tin, so sánh đúng phương án và hạn chế phát sinh sau khi chốt.
Số khách và số lượng tối thiểu
Số khách là yếu tố đầu tiên, nhưng không phải lúc nào tăng khách cũng làm giá tăng tuyến tính. Một số chi phí như vận chuyển, setup, bàn dụng cụ và nhân sự tối thiểu vẫn cần có dù sự kiện nhỏ. Vì vậy, tiệc 30 khách đôi khi có giá mỗi khách cao hơn tiệc 150 khách.
Khi hỏi báo giá, nên gửi số khách dự kiến và mức dao động có thể xảy ra. Ví dụ: 80 khách chắc chắn, có thể phát sinh tối đa 100 khách. Đơn vị catering sẽ tư vấn mức dự phòng phù hợp.
Loại hình tiệc
Tea break, lunch box, buffet, finger food và set menu có cách tính chi phí khác nhau. Tea break thường gọn hơn vì ít món nóng và ít dụng cụ phức tạp. Lunch box rõ số suất, dễ kiểm soát. Buffet cần line món, dụng cụ, nhân sự bổ sung và khu trưng bày. Set menu cần nhân sự phục vụ tại bàn và kiểm soát nhịp ra món. Finger food cần nhiều công trình bày món nhỏ, đẹp và đều.
Vì vậy, cùng một ngân sách, mỗi loại hình tiệc sẽ cho trải nghiệm khác nhau. Không nên chỉ chọn hình thức rẻ nhất, mà nên chọn hình thức hợp mục tiêu sự kiện.
Menu và định lượng món
Số món, nguyên liệu, định lượng và cách trình bày ảnh hưởng lớn đến báo giá. Menu có hải sản, bò nhập khẩu, trái cây cao cấp hoặc bánh trình bày riêng sẽ khác menu món Việt cơ bản. Món cần giữ nóng, chế biến tại chỗ hoặc hoàn thiện sát giờ phục vụ cũng cần nhiều nhân sự hơn.
Một báo giá rõ nên ghi nhóm món, số lượng món, đồ uống đi kèm và phần thay đổi được nếu ngân sách cần tối ưu.
Dụng cụ, setup và nhân sự
Nhiều báo giá nhìn thấp vì chưa bao gồm bàn setup, khăn bàn, ly tách, đĩa nĩa, kẹp gắp, bảng tên món, thùng rác, nhân sự trực quầy hoặc phí thu dọn. Khi so sánh, anh chị nên hỏi rõ giá đã gồm những phần nào.
Với sự kiện trang trọng, chi phí setup có thể cao hơn vì cần hình ảnh đẹp, dụng cụ đồng bộ và nhiều nhân sự theo dõi khu tiệc. Với sự kiện văn phòng gọn, phần setup có thể tối giản hơn để tiết kiệm.
Địa điểm và thời gian phục vụ
Địa điểm xa trung tâm, khó vận chuyển, thiếu thang hàng hoặc có quy định ra vào phức tạp có thể phát sinh thêm chi phí. Thời gian phục vụ ngoài giờ, kéo dài nhiều tiếng hoặc cần setup từ rất sớm cũng ảnh hưởng đến nhân sự.
Khi gửi yêu cầu, nên nêu rõ địa chỉ, tầng, thang máy, bãi đỗ xe, giờ được vào setup và giờ phải hoàn tất thu dọn.
Cách hỏi báo giá để dễ so sánh
Một yêu cầu báo giá tốt nên có: ngày tổ chức, địa điểm, số khách, loại sự kiện, khung giờ phục vụ, loại menu mong muốn, ngân sách dự kiến và yêu cầu đặc biệt. Sau đó, hãy yêu cầu 2-3 phương án cùng ngân sách hoặc cùng số khách để dễ duyệt.
CTH Catering có thể gửi báo giá theo từng phương án, tách rõ menu, dụng cụ, nhân sự, vận chuyển và setup để ban tổ chức dễ so sánh trước khi chốt.